Patricia tiene una oficina contable en Osorno y le lleva las remuneraciones a diez empresas: una ferretería, dos restoranes, un transportista, una clínica dental y otras cinco pymes. Es día 28 y tiene ciento ochenta liquidaciones por cuadrar. Un trabajador de la ferretería le pregunta por qué su sueldo líquido bajó este mes, y ella piensa en pegar la liquidación en un chat de IA para que le arme una explicación clara.
En el pilar de esta serie usamos justamente a una contadora externa como ejemplo de encargado. Este artículo lleva ese ejemplo a la IA.
Lo que cambia: Patricia no es la responsable, es la encargada de diez
Cuando una empresa le pasa las liquidaciones de sueldo a una contadora externa, la empresa sigue siendo la responsable de esos datos: decide para qué se usan. La contadora es la encargada: los trata por cuenta de la empresa, conforme al encargo y a sus instrucciones (artículo 15 bis). Patricia tiene diez clientes, así que tiene diez responsables distintos, cada uno con su propio encargo.
Esto cambia la respuesta en tres puntos que el artículo 15 bis dice con todas sus letras:
- No puede usar los datos para otra cosa. Al encargado le está prohibido tratar los datos para un objeto distinto del convenido con el responsable. Si lo hace, la ley lo considera responsable para todos los efectos: responde personalmente por sus infracciones y solidariamente con la empresa por los daños.
- No puede entregarlos sin permiso. También le está prohibido cederlos o entregarlos si el responsable no lo autorizó de manera expresa y específicamente para cumplir el encargo.
- No puede delegar sin autorización escrita. El encargado no puede delegar parte o la totalidad del encargo salvo que conste una autorización específica y por escrito del responsable. Y si delega, sigue siendo solidariamente responsable.
Un chat de IA que lee las liquidaciones para ayudar a Patricia es otro proveedor tratando datos que no son de ella. Eso necesita el permiso de cada empresa.
Ejemplo. La ferretería contrató a Patricia para calcular sueldos, no para mandar sus liquidaciones a un proveedor de IA. Si Patricia quiere usar uno, le pide a la ferretería una autorización por escrito que lo diga. Y lo mismo a los otros nueve clientes: son diez permisos, no uno.
Lo que traen las liquidaciones
Un sueldo, solo, no es un dato sensible. Pero una liquidación trae más que el sueldo:
- Días de licencia médica. Son datos relativos a la salud: sensibles (artículo 2°, letra g).
- La cuota sindical. Revela la afiliación a un sindicato, otro dato sensible de la misma lista.
- Descuentos, anticipos, retenciones. Datos personales que dicen mucho de la vida de alguien, aunque la ley no los ponga en la lista de sensibles.
Además, el Código del Trabajo obliga al empleador a mantener reserva de la información y los datos privados del trabajador (artículo 154 bis). Ese deber es de la empresa, y viaja con las liquidaciones hasta la oficina de Patricia. Como encargada, la Ley 21.719 le pide además cumplir el deber de secreto y las medidas de seguridad (artículos 14 bis y 14 quinquies, por remisión del 15 bis).
Qué necesita la IA para explicar una liquidación
Para explicar por qué bajó un líquido, la IA necesita los conceptos y los montos, no a la persona.
Ejemplo. Patricia escribe: «Sueldo base igual al mes pasado. Este mes hay 6 días de ausencia descontados y un anticipo de 80.000 pesos. Redacta una explicación simple para un trabajador de por qué su líquido bajó». La explicación sale igual. No viajó el nombre, ni el RUT, ni la empresa. Y si los días son de licencia, la palabra «licencia» tampoco hace falta.
Es la proporcionalidad de la ley: los datos tratados deben limitarse a los necesarios para el fin (artículo 3°, letra c).
Dos costumbres más ayudan. Una conversación o proyecto por cliente, para que los datos de la ferretería no se mezclen con los del transportista. Y al terminar el servicio con una empresa, lo que quede en manos de Patricia se suprime o se devuelve: el artículo 15 bis lo pide así. Eso incluye lo que haya quedado guardado en una herramienta de IA.
Si los modelos corren fuera de Chile
Si el chat de IA procesa los datos fuera de Chile, además hay una transferencia internacional. La ley la permite con resguardos, como un país con nivel adecuado de protección o cláusulas contractuales con garantías adecuadas (artículo 27). Con la cuenta personal de un chat de IA gratuito, Patricia no tiene contrato, ni resguardos, ni forma de mostrarle a un cliente qué salió. Lo explicamos en la transferencia internacional de datos y en el contrato de encargo.
Dónde ayuda Plumii
Plumii firma el contrato de encargo con la oficina de Patricia; la autorización de cada cliente para que ella use un proveedor de IA la tiene que pedir ella. En el chat, la regla tapa nombres, RUT, correos, teléfonos y direcciones antes de que el mensaje llegue al modelo. Las licencias y la afiliación sindical no las reconoce el filtro: si se escriben, llegan al modelo, aunque sin el nombre. Si Patricia sube una liquidación en PDF, otro modelo la lee entera una vez, tal cual y sin la regla, para poder buscar en ella; no la guarda, pero la lee. Y queda un registro de uso, sin las conversaciones, que ella puede mostrarle a un cliente que pregunte. Mira cómo funciona y los planes.
Este artículo es información general, no asesoría legal. El texto oficial de la ley está en la Biblioteca del Congreso Nacional.