Francisca es analista comercial en una distribuidora de insumos agrícolas en Chillán. El gerente le pidió para el viernes dos cosas: en qué comunas se vende más y qué clientes dejaron de comprar este año. Ella exporta la planilla de clientes: 4.000 filas con nombre, RUT, correo, teléfono, dirección, comuna, monto comprado, fecha de la última compra y una columna de observaciones que los vendedores llenan a mano. La idea es subirla a un asistente de IA y preguntarle.
La IA puede responder eso en minutos. La pregunta es cuánta de esa planilla necesita para hacerlo.
Primero la pregunta, después la planilla
Antes de abrir el chat, escribe la pregunta exacta. La de Francisca es: «¿qué comunas compran más, y qué clientes compraron el año pasado y este año no?».
Para la primera parte basta con dos columnas: comuna y monto. Para la segunda, una forma de distinguir a cada cliente y la fecha de su última compra. Nada de eso es el correo, el teléfono ni la dirección.
La ley lo llama proporcionalidad: los datos que se traten «deben limitarse estrictamente a aquéllos que resulten necesarios, adecuados y pertinentes en relación con los fines del tratamiento» (artículo 3°, letra c). Lo explicamos en la Ley 21.719 en tres conceptos. Una planilla con las columnas que la pregunta no usa es justamente lo contrario.
Revisa el para qué
Los datos de esa planilla se pidieron para algo: vender, despachar, facturar. El principio de finalidad dice que no se pueden tratar con fines distintos a los informados al recolectarlos, salvo que sean compatibles con los autorizados originalmente o se dé alguna de las otras excepciones que la ley enumera (artículo 3°, letra b).
Antes de analizar, pregúntate si el análisis cabe en ese para qué. Entender tus propias ventas es una cosa. Armar una lista para que otra empresa le ofrezca créditos a tus clientes es otra muy distinta: eso ya es ceder datos, con sus propias reglas (artículo 15). Y si el análisis es para mandar publicidad, mira la base de clientes de una tienda online.
Cuatro pasos antes de subirla
1. Borra las columnas que no responden la pregunta. Correo, teléfono, dirección: fuera. Si la pregunta es por comuna, la dirección exacta sobra.
2. Cambia nombre y RUT por un código. En vez de «Agrícola Los Robles — Juan Soto», pon «C-0412». Guarda la tabla que une cada código con su cliente en otro archivo, en tu computador, y no la subas. Cuando la IA te diga que «C-0412 dejó de comprar», tú sabes quién es.
Eso tiene nombre en la ley: seudonimización, tratar los datos de modo que ya no se puedan atribuir a una persona sin una información adicional que se guarda por separado y protegida (artículo 2°, letra l). La ley la menciona como una de las medidas de seguridad que el responsable puede aplicar (artículo 14 quinquies, letra a). Una diferencia importante: un dato seudonimizado sigue siendo un dato personal, porque tú puedes volver al nombre. Sólo la anonimización, que es irreversible, hace que deje de serlo (artículo 2°, letra k).
3. Lee la columna de observaciones. Es la que más sorpresas trae: «paga la hija porque él está en diálisis», «no llamar, está repactando con el banco». La primera es un dato de salud y la segunda revela su situación socioeconómica; la ley cuenta las dos entre los datos sensibles (artículo 2°, letra g). Si la pregunta no usa esa columna, bórrala entera.
4. Si puedes, agrupa. Para saber qué comunas compran más, no hace falta una fila por cliente: basta con el total por comuna. Un total no dice nada de nadie.
Ejemplo. La planilla que Francisca sube al final tiene cuatro columnas —código, comuna, monto comprado el año pasado y monto comprado este año— y ninguna con nombre, RUT, contacto ni observaciones. La IA responde las dos preguntas igual. La tabla de códigos se queda en su computador.
Lo que pide la ley a la empresa, no sólo a Francisca
La empresa es la responsable de esos datos, y el proveedor de IA trata los datos por cuenta de ella: la ley pide que esa relación quede en un contrato (artículo 15 bis), como explicamos en el contrato de encargo. Y le pide medidas para que, por defecto, sólo se traten los datos estrictamente necesarios para cada actividad (artículo 14 quáter). Que el equipo sepa preparar una planilla antes de subirla es una de esas medidas.
Dónde entra Plumii
En Plumii puedes subir hasta 5 archivos de 4 MB por proyecto o conversación, entre ellos planillas. Al subirla, un modelo distinto al del chat la lee entera una vez, tal cual y sin la regla de datos, para poder buscar en ella; no la guarda. Después, lo que el modelo del chat recibe de la planilla pasa por la regla igual que lo que escribes: con la plantilla de partida, nombres, RUT, correos, teléfonos y direcciones se tapan. Por eso los cuatro pasos de arriba importan también en Plumii: lo que borras antes de subir no lo lee ningún modelo. Mira cómo funciona.
Este artículo es información general, no asesoría legal. El texto oficial de la ley está en la Biblioteca del Congreso Nacional.