Ignacio es jefe de proyecto en una constructora de Antofagasta. Acaba de terminar una videollamada de una hora con el mandante de una obra y la herramienta de videollamadas le dejó la transcripción completa: cuarenta páginas con quién dijo qué, minuto a minuto. Quiere un acta de diez líneas y la lista de compromisos. Copia todo en un asistente de IA y escribe: «resúmeme esto».
Es un buen uso de la IA. Pero antes del resumen hay dos preguntas que se suelen saltar: si estaba bien grabar, y qué hay en esas cuarenta páginas además de los compromisos.
Grabar ya es tratar datos
La voz de una persona y lo que dice en una reunión de trabajo son datos personales: información vinculada a una persona identificada (artículo 2°, letra f). Grabarlos y transcribirlos es tratarlos, porque la ley llama tratamiento a cualquier operación que permita recolectar, almacenar o utilizar datos personales (artículo 2°, letra o).
Eso significa que la grabación necesita lo mismo que cualquier otro uso de datos, como explicamos en la Ley 21.719 en tres conceptos:
- Un permiso. Puede ser el consentimiento de quienes participan, que la ley pide libre, informado, específico y previo (artículo 12), o alguna de las otras bases del artículo 13, como la ejecución de un contrato.
- Un para qué conocido. El principio de transparencia pide que el responsable entregue a las personas la información necesaria para ejercer sus derechos, incluidas sus prácticas sobre los datos (artículo 3°, letra g). Y si la base es el consentimiento, sólo vale si es informado. En la práctica: que todos sepan que la reunión se graba y para qué, antes de empezar.
Ejemplo. «Vamos a grabar para sacar el acta y la lista de compromisos; la grabación se borra cuando el acta esté aprobada». Una frase al inicio dice el para qué, y deja claro cuánto tiempo se guarda.
Una aclaración sobre la voz. La ley cuenta la voz entre los datos biométricos cuando se obtiene con un tratamiento técnico específico que permite o confirma la identificación única de una persona (artículo 16 ter). Grabar para tomar notas no es usar la voz para reconocer a alguien; son cosas distintas, y conviene no mezclarlas.
El para qué de la grabación manda sobre el resumen
Si la reunión se grabó para sacar el acta, el resumen cabe en ese para qué. Usar la misma transcripción para otra cosa —evaluar cómo habló un colaborador, armar una ficha del cliente— es otro fin. El principio de finalidad dice que los datos no se pueden tratar con fines distintos a los informados al recolectarlos, salvo las excepciones que la propia ley enumera (artículo 3°, letra b).
Qué hay en cuarenta páginas
Una transcripción no es un acta: es todo lo que se dijo, incluido lo que nadie habría escrito.
- Los nombres de todos, en cada intervención.
- Datos dictados en voz alta: «te mando el contrato a mi correo personal», «anota el celular del maestro: nueve, ocho, siete…».
- Lo que se dice de pasada: «perdón el atraso, vengo de la clínica con mi mamá». Eso es un dato de salud de una tercera persona, y la ley cuenta los datos de salud entre los datos sensibles (artículo 2°, letra g).
- Comentarios sobre gente que no estaba: «el capataz nuevo no está rindiendo».
Para un acta, la IA necesita los temas, las decisiones y los compromisos. No necesita el saludo, la clínica ni la opinión sobre el capataz. La ley lo llama proporcionalidad: sólo los datos «necesarios, adecuados y pertinentes» para el fin (artículo 3°, letra c).
Cómo limpiar antes de pedir el resumen
- Corta el principio y el final. Los saludos y las despedidas casi nunca tienen compromisos y sí tienen comentarios personales.
- Cambia nombres por papeles. «Mandante», «jefe de obra», «inspector técnico». El acta se entiende igual.
- Busca lo que se dictó. Números, correos, direcciones. En una transcripción suelen quedar mal escritos, con espacios o en palabras («doce millones trescientos…»).
- Saca lo que no es de la reunión. La clínica, la familia, la opinión sobre alguien ausente.
Si la transcripción es muy larga para revisarla entera, pídele a la IA el resumen por partes y revisa cada parte antes de pegarla. Es más lento, pero es lo que la ley pide: mandar lo necesario, no todo lo que hay.
Dónde entra Plumii
Plumii no transcribe audio. Si pegas en el chat una transcripción ya hecha, el texto pasa por la regla de datos como cualquier mensaje: con la plantilla de partida se tapan nombres, RUT, correos, teléfonos y direcciones, y se bloquean tarjetas y contraseñas. El filtro reconoce los datos por el contexto, en español, y un dato mal escrito —como un RUT dictado en palabras— puede pasar. Tampoco reconoce los datos sensibles: «vengo de la clínica con mi mamá» llega al modelo, sin el nombre de quien lo dijo. Por eso limpiar antes sigue siendo tu parte. Mira cómo funciona; y si la reunión era con un cliente que reclama, sigue con responder un reclamo con IA.
Este artículo es información general, no asesoría legal. El texto oficial de la ley está en la Biblioteca del Congreso Nacional.