Javiera coordina las ventas de una exportadora de fruta en Curicó. Un comprador del extranjero pide cambiar la fecha de un embarque y ella tiene que contestarle en inglés, con cuidado, porque es un buen cliente. El hilo ya tiene catorce correos. Selecciona todo, lo copia en un asistente de IA y escribe: «tradúceme esto y ayúdame a responder».
Con ese gesto, el asistente recibió mucho más que la pregunta del comprador. Recibió las firmas de seis personas con su cargo y su celular, los correos de quienes van en copia, un reenvío interno donde un colega comenta que «este cliente se demoró en pagar la temporada pasada» y, más abajo, un mensaje viejo sobre otro cliente que alguien mezcló en el mismo hilo.
Un correo trae más personas de las que parece
Para la ley, un dato personal es cualquier información sobre una persona natural identificada o identificable (artículo 2°, letra f). En un correo de trabajo hay varias:
- El destinatario, con su nombre, su cargo y a veces su teléfono.
- Quienes van en copia, que no tienen nada que ver con lo que pides a la IA.
- Las firmas, que traen nombre, cargo, celular y a veces la dirección de la oficina.
- Los mensajes viejos del hilo, que pueden ser de otro tema, de otro cliente o de una conversación interna.
Cada una de esas personas es titular de sus datos, en el sentido que explicamos en la Ley 21.719 en tres conceptos. Cuando un comprador es una empresa, sus datos como empresa no son datos personales: la ley protege a las personas naturales (artículo 1°). Pero quien firma por esa empresa sí es una persona.
Qué necesita la IA para redactar o traducir
Para traducir, la IA necesita el texto que hay que traducir. Para redactar, necesita saber qué te pidieron, qué vas a contestar y en qué tono. Casi nunca necesita el hilo completo.
La ley lo dice con el principio de proporcionalidad: los datos que se traten «deben limitarse estrictamente a aquéllos que resulten necesarios, adecuados y pertinentes» para el fin (artículo 3°, letra c). Y le pide a la empresa que, por defecto, sólo se traten los datos estrictamente necesarios (artículo 14 quáter).
Ejemplo. En vez de los catorce correos, Javiera copia sólo el último mensaje del comprador, sin la firma, y escribe: «El cliente pide mover el embarque del 12 al 20 de enero. Podemos moverlo al 18, no antes. Redacta una respuesta en inglés, cordial y breve, y explica que el 18 es la fecha más cercana que podemos asegurar». El saludo con el nombre lo agrega ella al enviar.
Las tres partes que conviene cortar
Las firmas. Son lo más fácil de sacar y lo que más datos trae junto: nombre, cargo, celular, dirección. La IA no las usa para traducir ni para redactar.
Los que van en copia. Si la respuesta tiene que mencionar a alguien, basta con su papel: «nuestro jefe de logística», «el agente de aduanas». La IA escribe igual de bien con un cargo que con un nombre.
El hilo viejo. Es donde se esconden los datos que nadie quería mandar: una opinión interna sobre un cliente, la cotización de otro, una conversación que se reenvió por error. Si la IA necesita contexto, resúmelo en dos frases tuyas.
El comentario de que un cliente pagó tarde merece una línea aparte. Es un dato sobre una persona que se escribió para uso interno. El principio de finalidad dice que los datos no se pueden tratar «con fines distintos a los informados al momento de la recolección», salvo las excepciones que la ley enumera (artículo 3°, letra b). Mandarlo a una herramienta para traducir un correo que no lo necesita no le suma nada a la respuesta.
El deber de secreto también es de quien escribe
La ley obliga a la empresa a mantener secreto o confidencialidad sobre los datos personales que trata, y a adoptar medidas para que sus dependientes también lo cumplan (artículo 14 bis). Dicho de otra forma: la empresa responde por lo que cada colaborador copia y pega, y le conviene que el equipo tenga claro qué va y qué no en un chat de IA. Eso no significa que esté prohibido usar IA con un correo de un cliente. Significa usarla con lo necesario, con una herramienta de la empresa y con un proveedor que trabaje por cuenta de ella bajo un contrato. Lo desarrollamos en qué puedes pegar y qué no en un chat de IA en tu trabajo.
Traducir no cambia las reglas
Traducir parece más inocente que redactar: «sólo le cambio el idioma». Pero para la ley el texto que pegas es el mismo, con los mismos datos, y la herramienta lo procesa igual. Si el correo trae la dirección de entrega de un cliente o el teléfono de un transportista, la traducción los incluye. Corta antes de traducir, no después.
Dónde entra Plumii
En Plumii, con la plantilla de partida, los nombres, correos, teléfonos y direcciones que vengan en el texto se tapan antes de llegar al modelo: el modelo recibe una marca, como {NAME}, y la respuesta vuelve con esa marca, que tú reemplazas al enviar. El filtro reconoce los datos por el contexto, en español, y uno raro o mal escrito puede pasar; en una firma en otro idioma, más vale cortarla tú. Queda registro de quién envió cada mensaje y qué regla se aplicó, sin la conversación. Mira cómo funciona.
Este artículo es información general, no asesoría legal. El texto oficial de la ley está en la Biblioteca del Congreso Nacional.