Diego trabaja en postventa en un concesionario de autos en Puerto Montt. Usa un chat de IA varias veces al día: para ordenar sus notas, para escribir correos difíciles, para entender una cláusula de garantía. Un día lee en el diario que desde diciembre rige una ley de datos personales y se queda pensando en todo lo que ha pegado ese mes.
Si te pasa lo mismo, esta guía es para ti. No es para tu jefatura ni para el área legal: es para quien escribe en el chat.
Primero, lo que no dice la ley
La Ley 21.719 no prohíbe usar IA en el trabajo, ni pegar en ella un dato personal. Lo que pide es que se use con un permiso, para un fin claro y con sólo lo necesario. Lo explicamos en el artículo pilar.
Hay dos principios que te tocan directo a ti, no sólo a tu empresa:
- Proporcionalidad: los datos que se usan deben limitarse a los «necesarios, adecuados y pertinentes» para el fin (artículo 3°, letra c).
- Confidencialidad: quienes tienen acceso a datos personales deben guardar secreto sobre ellos (artículo 3°, letra h). La ley no lo dice sólo del dueño de la empresa: lo dice de quienes tengan acceso, y eso te incluye.
En la práctica, todo se reduce a una pregunta antes de apretar «enviar»: ¿la tarea necesita este dato?
Cinco mensajes, antes y después
Ejemplo 1. Un correo difícil.
Antes: «Ayúdame a responderle a Claudia Soto, RUT 12.345.678-9, fono +56 9 1234 5678, dueña de la camioneta patente ABCD-12, que está furiosa porque el embrague falló a los tres meses».
Después: «Ayúdame a responderle a una clienta molesta: el embrague de su camioneta falló a los tres meses de la compra y quiere que lo cambiemos sin costo. Tono amable, sin prometer nada antes del diagnóstico».
El correo sale igual de bueno. El RUT, el teléfono y la patente no ayudaban a escribirlo.
Ejemplo 2. El resumen de una reunión.
Antes: pegar las notas tal cual, con los nombres de todos y lo que dijo cada uno.
Después: cambiar los nombres por roles («la jefa de taller», «el proveedor de repuestos») y pedir el resumen. Si después necesitas los nombres, los pones tú en el documento final.
Ejemplo 3. Una pregunta sobre un caso.
Antes: «El cliente Jorge Pérez, que vive en Los Notros 1234, no ha pagado la mantención y dice que le cobramos de más. ¿Qué le digo?».
Después: «Un cliente discute el cobro de una mantención: dice que le cobramos dos veces la revisión de frenos. ¿Cómo le explico el detalle de la boleta?».
Ejemplo 4. Algo de un compañero.
Antes: «Escribe un correo al equipo avisando que Pablo no viene por su licencia por depresión».
Después: «Escribe un correo al equipo avisando que un compañero estará fuera dos semanas y cómo nos repartimos sus clientes».
Aquí no es sólo proporcionalidad: la salud es un dato sensible, el grupo que la ley más protege. Para avisar una ausencia, el diagnóstico no hace falta nunca.
Ejemplo 5. Una planilla.
Antes: pegar la planilla de citas de taller entera para saber qué día hay más carga.
Después: borrar primero las columnas de nombre, RUT, teléfono y patente. Para contar citas por día bastan la fecha y el tipo de servicio.
Lo que no conviene pegar nunca
- Contraseñas, claves y números de tarjeta. No hay tarea de redacción que los necesite.
- Datos sensibles: salud, situación socioeconómica, afiliación a un sindicato, creencias, origen étnico, vida sexual u orientación sexual, entre otros. La lista completa está en qué es un dato sensible.
- Bases completas de clientes o de trabajadores, cuando la pregunta es sobre algunos.
- Datos de niños y niñas, salvo que la tarea lo exija y tu empresa lo haya autorizado.
Y la herramienta importa
Todo lo anterior vale en cualquier chat. Pero hay una diferencia que no depende de ti: si usas tu cuenta personal, tu empresa no tiene contrato con ese proveedor ni sabe dónde quedan los datos. Si tu empresa te da una herramienta, úsala para el trabajo. Si no te la da, pregunta: es una conversación que tu empresa necesita tener. Lo explicamos en cuentas personales de IA en el trabajo.
Y si un día pegas algo de más, avísale a tu jefatura ese mismo día. Tu empresa puede tener que evaluar si es una vulneración que hay que reportar, y mientras antes lo sepa, mejor.
Lo que hace Plumii
Si tu empresa usa Plumii, los nombres, RUT, correos, teléfonos, direcciones y patentes que escribes se tapan antes de llegar al modelo, y si escribes una tarjeta o una contraseña el mensaje no se envía y te dice por qué. Pero el filtro reconoce los datos por el contexto y uno mal escrito puede pasar. Y no reconoce los datos sensibles: el diagnóstico del ejemplo 4 llegaría al modelo, sólo que sin el nombre de Pablo. Tu criterio sigue siendo la primera regla. Mira cómo funciona.
Este artículo es información general, no asesoría legal. El texto oficial de la ley está en la Biblioteca del Congreso Nacional.