Es lunes en la mañana en una distribuidora de Quilicura. Daniela, de Recursos Humanos, tiene que presentarle a la gerencia el ausentismo del trimestre. Abre la planilla de licencias: nombre, RUT, área, días y una columna «motivo», donde alguien fue anotando lo que cada trabajador contó al avisar: «lumbago», «depresión», «operación de rodilla». Copia todo, lo pega en un chat de IA y escribe: «Resume el ausentismo por área y dime qué patrones ves».
Es uno de los gestos más comunes en RR.HH. Y es uno de los que más le importan a la Ley 21.719.
Una licencia es un dato de salud, y un dato de salud es sensible
La ley llama datos sensibles, entre otros, a «los datos relativos a la salud» de una persona (artículo 2°, letra g). Que Pedro estuvo catorce días con licencia ya dice algo de su salud. Que fue por depresión dice mucho más. Si necesitas repasar qué es un dato personal y qué lo vuelve sensible, está en La Ley 21.719 en tres conceptos y en Qué es un dato sensible.
Para tratar un dato sensible, la regla general es el consentimiento expreso de la persona (artículo 16). La ley tiene excepciones, y una calza con el trabajo de RR.HH.: se puede tratar sin consentimiento cuando hace falta «para el ejercicio de derechos y el cumplimiento de obligaciones del responsable o del titular de datos, en el ámbito laboral o de seguridad social, y se realice en el marco de la ley» (artículo 16, letra e). Recibir una licencia, tramitarla y registrar la ausencia es cumplir obligaciones laborales.
Para los datos de salud, el artículo 16 bis agrega una regla más estricta: los datos de salud recogidos en el ámbito laboral no se pueden tratar ni ceder, salvo que una ley lo autorice expresamente en casos calificados y dentro de los casos que ese mismo artículo enumera, como la medicina laboral o la evaluación de la capacidad laboral del trabajador.
Y aparte está el Código del Trabajo, que en su artículo 154 bis obliga al empleador a mantener reserva de la información y los datos privados del trabajador.
Dicho simple: la empresa conoce datos de salud porque una obligación laboral se lo pide, y el permiso viene amarrado a ese para qué.
El ausentismo se analiza sin diagnósticos
La pregunta de Daniela es legítima: la gerencia quiere saber dónde se concentran las ausencias. Pero para contestarla no hace falta saber por qué faltó cada uno. Es el principio de proporcionalidad: los datos que se tratan deben limitarse «estrictamente a aquéllos que resulten necesarios, adecuados y pertinentes» para el fin (artículo 3°, letra c).
Para un análisis de ausentismo basta con el área o el turno, los días de licencia por mes y la cantidad de personas. El nombre, el RUT y el motivo sobran.
Ejemplo. En vez de pegar la planilla, Daniela suma primero en la misma planilla: «Bodega, 18 personas: 112 días de licencia en el trimestre. Despacho, 12 personas: 20 días. Ventas, 15 personas: 9 días». Le pide a la IA que redacte el informe con eso. El informe sale igual de útil y no viaja ningún nombre ni ningún diagnóstico.
Un detalle con los grupos chicos: «Administración, 3 personas: 1 con licencia, 30 días» identifica a alguien aunque no diga su nombre, porque en la oficina todos saben quién faltó un mes. Para la ley eso sigue siendo un dato personal. Ahí conviene juntar áreas o no bajar a ese detalle.
Lo que sí puede pasar por una IA
Hay mucho trabajo de RR.HH. alrededor de las licencias en que la IA ayuda sin necesitar ningún dato de salud:
- redactar el correo que le explica a un equipo cómo se cubre un turno mientras alguien está con licencia, sin decir por qué;
- armar una pauta interna de cómo se recibe y se registra una licencia;
- ordenar el informe de ausentismo a partir de los números ya sumados.
Cuando sí hace falta mirar un caso concreto —por ejemplo, para preparar la conversación de reintegro de alguien—, la regla es la misma: sólo lo necesario y sin identificar a la persona. Y con una herramienta que tu empresa haya contratado, no con la cuenta personal de un colaborador: el proveedor de IA trata esos datos por cuenta de tu empresa, y la ley pide un contrato de encargo con él (artículo 15 bis). Si además los modelos corren fuera de Chile, es una transferencia internacional, con sus propios requisitos (artículo 27).
Qué conviene decidir en RR.HH.
- Si nadie necesita el motivo para cumplir una obligación, no lo anotes. Un dato que no se guarda no se pega por error.
- Los análisis, con datos sumados. Primero se agrega en la planilla; después, si hace falta, se le pide ayuda a la IA para redactar.
- Una herramienta de la empresa, con contrato, para todo lo demás.
- Que el equipo sepa qué no se pega: diagnósticos, tratamientos, nada que cuente la salud de alguien.
Dónde entra Plumii
Plumii es el chat de IA de tu empresa, con contrato de encargo y una regla por tipo de dato: con la plantilla de partida, nombres y RUT se tapan antes de que el mensaje llegue al modelo. Pero el filtro no reconoce los datos sensibles. Si alguien pega «Pedro Rojas, 14 días, depresión», el modelo recibe «{NAME}, 14 días, depresión»: el diagnóstico llega; lo que Plumii logra es que llegue sin el nombre. Y si en vez de pegarla se sube la planilla como archivo, un modelo distinto al del chat la lee entera una vez, tal cual y sin la regla, para poder buscar en ella. Por eso lo primero sigue siendo no ponerlo. Más en Recursos humanos y en privacidad por diseño.
Este artículo es información general, no asesoría legal. El texto oficial de la ley está en la Biblioteca del Congreso Nacional.