Primera semana de noviembre en un mall de Viña del Mar. Constanza es jefa de una tienda de vestuario y necesita quince vendedores para la temporada de Navidad. En dos semanas le llegan 400 postulaciones por el formulario de la cadena, más una pila de CVs impresos que la gente dejó en la caja. Para alcanzar, usa un chat de IA que le ayuda a ordenar las postulaciones por disponibilidad horaria y experiencia en venta. Contrata a sus quince y la temporada sale bien.
En enero, la carpeta de CVs impresos sigue en la bodega. La planilla con los 400 también. Y las conversaciones con la IA, con los CVs adentro, siguen en el historial.
Lo que distingue al retail de temporada no es cómo se filtra, sino el volumen en pocas semanas y lo que queda cuando la temporada termina.
Filtrar rápido sin pasarse
Las reglas para usar IA al revisar postulaciones son las de Filtrar CVs con IA: la IA puede ayudar a leer, pero una persona decide y el postulante tiene derecho a una explicación y a que se revise la decisión (artículo 8° bis). En temporada, con prisa, lo que más ayuda es pasarle a la IA sólo lo que el filtro necesita —disponibilidad, experiencia, comuna si importa para los turnos— y dejar fuera el resto. Es el principio de proporcionalidad (artículo 3°, letra c).
El problema de enero: los CVs que quedaron
La ley dice que los datos personales pueden conservarse «sólo por el período de tiempo que sea necesario para cumplir con los fines del tratamiento, luego de lo cual deben ser suprimidos o anonimizados» (artículo 3°, letra c). Y agrega que un período mayor requiere autorización legal o consentimiento del titular.
El fin de esos 400 CVs era llenar quince puestos para la temporada. Cuando los puestos están llenos y la temporada terminó, el fin se cumplió. Los CVs de quienes quedaron pasan a ser parte de su relación laboral. Los de quienes no quedaron ya no tienen para qué estar.
Hay un artículo que lo dice todavía más directo. Entre las obligaciones del responsable, la ley pone la de suprimir o anonimizar los datos obtenidos para la ejecución de medidas precontractuales (artículo 14, letra d), que son las que se toman antes de un contrato y a pedido de la persona. Una postulación a un empleo se parece mucho a eso.
Y si alguien que no quedó pide que borren su CV, está ejerciendo su derecho de supresión, que procede, entre otros casos, cuando los datos ya no son necesarios para el fin con que se recogieron (artículo 7°, letra a). La tienda tiene treinta días corridos para responder, prorrogables una vez por otros treinta (artículo 11). Los plazos están en Los derechos de una persona sobre sus datos.
Si quieres llamarlos para la próxima temporada
Es razonable: alguien que casi quedó este año puede ser el primero en la lista del próximo. Pero guardar su CV para eso es otro fin y otro plazo, y la ley pide el consentimiento del postulante. Ese consentimiento tiene que ser libre, informado, específico y previo (artículo 12): una casilla aparte en el formulario —«Quiero que guarden mi postulación para futuras temporadas»—, sin marcar, funciona. Una línea escondida en las bases, no.
Lo que no es para la temporada
Los postulantes de una tienda muchas veces son también sus clientes. Usar la planilla de postulantes para mandarles una promoción de Navidad es tratarlos con un fin distinto de aquel para el que se recogieron, y la ley lo califica como infracción grave (artículo 34 ter, letra a). La planilla de postulantes es de selección, no de marketing. El principio de finalidad, con más ejemplos, está en La Ley 21.719 en tres conceptos.
Una rutina para cerrar la temporada
- Pon fecha de cierre al proceso desde el principio, por ejemplo al terminar el período de prueba de los contratados.
- Haz la lista de dónde quedaron copias: el formulario, la planilla, el correo, la carpeta de papeles, las descargas del computador y las conversaciones con la IA.
- Ese día, borra o destruye los CVs de quienes no quedaron en todos esos lugares, salvo los que dieron su consentimiento para la próxima temporada.
- Deja anotado que se hizo y cuándo, por si alguien pregunta.
Dónde entra Plumii
Plumii es el chat de IA de tu empresa: con la plantilla de partida, nombres, RUT, correos, teléfonos y direcciones se tapan antes de llegar al modelo, y si se suben los CVs como archivos, un modelo distinto al del chat los lee enteros una vez, tal cual y sin la regla. Las conversaciones son de cada persona y se borran cuando ella quiere, así que el paso 3 incluye borrarlas. Lo que sí se guarda 24 meses es el registro de uso, sin las conversaciones: qué datos salieron y, en una empresa, cuáles fueron, visible sólo para quien la empresa designe, para poder responder si alguien pregunta. La decisión de a quién contratar sigue siendo de la tienda. Más en Recursos humanos.
Este artículo es información general, no asesoría legal. El texto oficial de la ley está en la Biblioteca del Congreso Nacional.