Jorge es tesorero del sindicato de trabajadores de una faena cerca de Calama. Son 1.300 socios repartidos en cuatro turnos. Lleva una planilla con el nombre, el RUT, el turno, el teléfono, la cuota y una columna con los préstamos del fondo solidario del sindicato: quién pidió, cuánto y si va al día. Se viene la asamblea anual y quiere que una IA le ayude a redactar la cuenta y a ver cuántos socios están atrasados con sus préstamos. Su primera idea es subir la planilla completa al chat que usa en su teléfono.
Se suele hablar de los datos que la empresa tiene del sindicato. Este artículo es sobre los datos que el sindicato tiene de sus socios.
El sindicato también es responsable
La Ley 21.719 se aplica a todo tratamiento de datos que haga una persona natural o jurídica (artículo 1°), y un sindicato es una persona jurídica. Como decide para qué y cómo se usan los datos de sus socios, es responsable de ellos (artículo 2°, letra n). Los papeles están explicados en La Ley 21.719 en tres conceptos.
Y la planilla de Jorge está llena de datos sensibles. Estar en ella revela la afiliación sindical, y la ley cuenta «la afiliación política, sindical o gremial» entre los datos sensibles. La columna de préstamos revela la situación socioeconómica, que también lo es (artículo 2°, letra g). Más sobre ambos en Qué es un dato sensible.
Lo que la ley le permite al sindicato
Para los datos sensibles, la regla general es el consentimiento expreso. Pero el artículo 16, letra b, tiene una excepción hecha para organizaciones como un sindicato: una persona jurídica sin fines de lucro puede tratar los datos de sus miembros, incluidos los sensibles, sin pedirles consentimiento, si se cumplen cinco condiciones:
- que su finalidad sea, entre otras, sindical;
- que el tratamiento se refiera exclusivamente a sus miembros o afiliados;
- que tenga por objeto cumplir las finalidades específicas de la institución;
- que la organización otorgue las garantías necesarias para evitar filtraciones, sustracciones o un uso o tratamiento no autorizado de los datos;
- que los datos no se comuniquen ni se cedan a terceros.
Si hay duda o controversia, es el sindicato el que tiene que acreditar que las cumple. Y cuando un socio deja de pertenecer, sus datos deben anonimizarse o suprimirse. Tratar datos de los asociados sin cumplir estos requisitos está entre las infracciones graves (artículo 34 ter, letra h).
Dónde se pone delicado en una faena
Los socios que se van. En una faena, la gente cambia de turno, de empresa, de proyecto. Cada socio que deja el sindicato es una fila que hay que anonimizar o borrar, también en las copias: la planilla del tesorero, la del secretario, los grupos de mensajería, los archivos adjuntos en correos viejos.
La condición cinco. Pasarle la lista de socios a otra organización, a quien vende algo a los socios o a la empresa no cabe en la excepción.
La IA. La ley distingue entre ceder datos —transferirlos a otro responsable— y entregárselos a un encargado que los trata por cuenta del responsable (artículo 2°, letras v y x). Un proveedor de IA con un contrato de encargo (artículo 15 bis) trata los datos por cuenta del sindicato. Pero la condición cuatro exige garantías contra filtraciones y usos no autorizados, y la cuenta personal de un dirigente en un chat gratuito no ofrece ninguna que el sindicato pueda mostrar: no hay contrato entre el sindicato y el proveedor. Si los modelos corren fuera de Chile, además hay una transferencia internacional (artículo 27).
La escala. Si la planilla de 1.300 socios se filtra, son datos sensibles: además del reporte a la Agencia, hay que avisarle a cada socio afectado (artículo 14 sexies).
La cuenta anual, sin la lista
Para la asamblea, Jorge no necesita que la IA sepa quién debe qué. Necesita los totales.
Ejemplo. En vez de subir la planilla, Jorge suma en ella: «Socios: 1.300. Con préstamo vigente del fondo solidario: 312. Con dos o más cuotas atrasadas: 41. Monto prestado en el año: 48 millones». Le pide a la IA que redacte la cuenta del fondo para la asamblea con esos números. Ningún nombre ni ningún RUT sale del sindicato.
Para el recordatorio a los 41 atrasados, lo mismo: la IA le ayuda a redactar una carta amable con un espacio para el nombre, y la combinación con los datos de cada socio la hace Jorge en su propia planilla.
Del lado de la empresa
La empresa también sabe quién está afiliado a qué sindicato, por sus obligaciones laborales, y a la escala de una faena eso son listas largas. Cómo preparar una negociación con IA sin usar esas listas está en La afiliación sindical en un chat de IA.
Dónde entra Plumii
Un sindicato puede contratar Plumii sólo para su directiva; los planes se cobran por colaborador con acceso. Hay contrato de encargo, y con la plantilla de partida nombres, RUT y teléfonos se tapan antes de llegar al modelo. En un sindicato eso pesa más que en otros lados, porque cualquier nombre asociado al sindicato revela una afiliación. Pero el filtro no reconoce los datos sensibles: «{NAME}, socio del sindicato, debe tres cuotas del préstamo» llega con la afiliación y la deuda, sin el nombre. Y si se sube la planilla como archivo, un modelo distinto al del chat la lee entera una vez, tal cual y sin la regla. Por eso, los totales primero.
Este artículo es información general, no asesoría legal. El texto oficial de la ley está en la Biblioteca del Congreso Nacional.